リモートワークの普及でテキストベースのコミュニケーションが増えてきました。簡潔で伝わりやすい文章を書いて同僚と差をつけましょう！
なんで簡潔な文章を書くのか?
人間は文章を"読めない"から。 読まれる前提で書いてはいけない。テキストコミュニーケーションをする時は特に気をつけてください。
簡潔な文章の書き方
- 結論から書く
- 文章を短くする
- 単語をできるだけ削る
- 指示語をなくす
- 理由を書くな
- 意味を一意に定める
- そもそも文法をちゃんとする
結論から書く
まず結論を書きましょう。伝えたいことをズドンと書く。御託はそのあと並べてください。
例えば次の2文はどちらが読みやすいですか？
- 「あとどのくらいかかりそう?」「こういう仕様にかなり実装コストがかかりそうなので遅れそうです」
- 「あとどのくらいかかりそう?」「遅れそうです。こういう仕様にかなり実装コストがかかりそうです。」
どちらが良いか、一目瞭然ですよね。後者です。まず質問に答えましょう。御託を並べるな。
文章を短くする
1文あたり20文字くらいを目安に文章を分割しましょう。30文字以上ある文章は大抵どこかで区切れます(区切れないケースもあります)。
コツとしては、接続詞で区切るとやりやすいです。
- 「〜ですが、」→「〜です。しかし、」
- 「〜であるため、」→「〜です。そのため、」
短文を心がけると機械翻訳で正確に訳されやすいメリットもあります。とにかく短くしましょう。
単語をできるだけ削る
単語を削れば文章が短くなります。短い文章は読まれる確率が上がります。 意味も分かり易いです。
削れる単語の一例を挙げます。
- かなり
- という
- こと
- (動詞)をすることができます → (動詞)られます
特に「かなり」や「すごく」は気を抜くと使いがちです。しつこく消していきましょう。
文章を短くするには、同じ意味でもっと短く書けないか常に考える癖をつけると良いです。
指示語をなくす
指示語(こそあど)があると、読み手に「ここにある『これ』は何を指しているんだ?」と思わせます。この記事を読んでる時点であなたは文章の書き方が分かっていません。指示語を使えるなんて驕らないでください。
書き手が指示語を置き換えるのは簡単な作業です。「これ」「それ」は文章から絶対に消しましょう。
理由を書くな
ほとんどのケースで相手は理由を知りたくありません。切りましょう。「理由」は相手が訪ねてきた時だけ書きましょう。
一意に定まるかを意識する
前後の文脈から単語の意味が明らかでないなら、一意に定まるよう修正しましょう。
一意に定まりづらい例を挙げます
- 一般的な単語
- 略語
- 目的語を略す
逆に、一意に定まるものを挙げます
- これまで何度も登場している
一意に定まるようにするには、修飾語をつける、省略をやめると良いです。
そもそも文法はちゃんとしよう
主語と述語がおかしくなっていないか？助詞の使い方は問題ないか？主語を省略した場合、相手は主語を理解できるか？このあたりはしっかり抑えましょう。まず文法がしっちゃかめっちゃかだと、その時点で読みづらいです。
Extra: 相手が知らない前提で書く
文章は基本的に相手が知らない前提で書きましょう。
例: サーバー起動しておいてください
サーバーの起動方法を相手が知っていれば問題ありません。しかし、知らない可能性がある場合は手順を示すとなお良いです。
改善案: サーバー起動しておいてください。手順はこちらのwikiページに書いてあります(リンク)
もちろん相手が絶対に知っているとわかっていれば不要です。しかし、基本的には知らない前提が良いでしょう(特にチームを跨ぐ場合)。
